Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to moment zwrotny dla polskich przedsiębiorców.
KSeF docelowo uporządkuje obieg faktur, które w momencie wysyłki są weryfikowane zarówno przez systemy Spółek, jak również przez sam KSeF. Poprzez automatyzację, redukuje on błędy i oszustwa oraz ułatwia prowadzenie biznesu.
Wdrażanie nowego systemu oznacza jednak pojawienie się wielu wyzwań dla Spółek.
Największym pozostaje element nowości, czyli spięcia swoich systemów z KSeF oraz zapoznania się z jego niuansami. Kolejną trudnością jest okres przejściowy trwający do końca 2026 roku. Zapewni on moment na przygotowanie się do pełnego funkcjonowania na nowym systemie. Będzie też okresem wzmożonej czujności, gdyż oznacza funkcjonowanie systemu na którym w pełni nie można będzie oprzeć obiegu dokumentów, mając na względzie fakt, iż niektóre podmioty wciąż będą na etapie wdrażania.
KSeF – system szybszy niż kurier
Jednym z największych pozytywów, które wprowadzić ma KSeF, jest szybkość obiegu faktur. Specyficzna procedura przesyłania danych związana z fakturami ustrukturyzowanymi, stanowi w swojej istocie znaczne przyspieszenia obiegu informacji, w szczególności w małych podmiotach, których obieg faktur nie jest do końca ujęty w formalne ramy. Zarządy firm będą mieć podgląd praktycznie w czasie rzeczywistym pod powstające zobowiązania wynikające z wcześniej zawartych kontraktów. Czas pokaże jak takie rozwiązanie wpłynie na realizację zasady memoriału oraz kompletności. Wykorzystanie KSeF może znacznie ułatwić zarówno prowadzenie jak i badanie ksiąg w tych właśnie aspektach.
Automatyzm a bezpieczeństwo obrotu gospodarczego
KSeF nie chroni przed fakturami wystawionymi w celu wyłudzenia środków od firm niemających odpowiednich procedur kontroli. Największym zagrożeniem pozostaje automatyzm importu danych z KSeF bez odpowiednich zabezpieczeń proceduralnych – istnieje ryzyko ujęcia w księgach rachunkowych celowo błędnie wystawionych dokumentów. Miesiąc po wprowadzeniu widzimy, że nawet największe firmy odkładają moment przejścia na KSeF i właśnie jednym z elementów hamulcowych jest wpięcie importu faktur nie w system księgowy lecz w system kontroli, tak, aby wykluczyć ujęcie w księgach rachunkowych dokumentu przed odpowiednią akceptacją.
Integralność ksiąg rachunkowych a nowe wymogi audytorskie
Z perspektywy audytorskiej, integralność ksiąg rachunkowych w dobie KSeF wymaga dostosowania procesów kontroli wewnętrznej. Tradycyjna weryfikacja faktur „post factum” jest już niewystarczająca. Przedsiębiorstwa muszą wdrożyć mechanizmy ciągłego monitorowania i uzgadniania (reconciliation) danych wewnętrznych z danymi dostępnymi bezpośrednio na serwerach Ministerstwa Finansów. Wszelkie rozbieżności między rejestrem zakupów a zasobami KSeF muszą być wyjaśniane w czasie rzeczywistym, aby uniknąć błędów w bilansie. Warto pamiętać, że zgodnie z wytycznymi dotyczącymi badania sprawozdań finansowych, luki w dokumentacji mogą zostać uznane za istotną słabość systemu kontroli, co bezpośrednio wpływa na ocenę ryzyka badania przez biegłego rewidenta.